# workflow_steps

name: Introduction Meeting
responsible: Ko Juan (CEO)
description: Meeting perkenalan awal untuk memahami kebutuhan dan ekspektasi client.
objective:
  Membangun kesepahaman dasar sebelum kontrak berjalan supaya tidak ada miskomunikasi di tahap selanjutnya.

consequence:
  Kalau tertunda, seluruh timeline project ikut mundur karena tahap-tahap berikutnya butuh input dari meeting ini.

checklist:
  ["Jelaskan layanan, deliverable, dan timeline umum ke klien.","Ajukan pertanyaan klarifikasi soal bisnis dan tujuan klien.","Amankan kesepakatan verbal/awal atas deliverable yang dibahas."]


name: Group & Admin Setup
responsible: Ka Andi (Admin)
description: Membuat WA group komunikasi dan menyiapkan akses administratif untuk project.
objective: Memastikan semua pihak (internal & client) punya satu kanal komunikasi resmi sejak awal.
consequence: Kalau telat, komunikasi jadi terpecah lewat chat pribadi dan rawan info yang tercecer.
checklist:
  ["Buat WA group \"Wonder × [Client Name]\", tambahkan tim internal + PIC klien.","Set foto profil group.","Kirim Brand Voice Intake Template ke klien.","Minta logo, brand guideline, katalog produk, foto produk, company profile, dan akses platform."]


name: Introduction Deck
responsible: Client (input) → Internal Team (build)
description: Menyusun deck profil brand, target audiens, dan referensi visual dari brief client.
objective: Jadi fondasi arah kreatif untuk Pitch Deck dan Creative Deck di tahap berikutnya.
consequence: Kalau telat, Pitch Deck ikut mundur dan client bisa menganggap tim belum serius mulai kerja.
checklist:
  ["Konfirmasi Brand Voice Intake sudah lengkap sebelum mulai build.","Selesaikan deck dalam 1–2 hari kerja.","Sertakan Product Knowledge dan Product Line-Up lengkap dengan foto & deskripsi."]


name: Pitch Deck
responsible: Production Team
description: Menyusun konsep dan proposal kreatif berdasarkan Introduction Deck.
objective: Memberikan gambaran konkret ke client tentang arah kreatif sebelum kontrak/MOU disepakati.
consequence: Kalau telat, proses MOU & Legal ikut tertunda karena client belum punya dasar untuk approve.
checklist:
  ["Bangun Pitch Deck dari Introduction Deck memakai Pitch Deck Template.","Tambahkan Visual Reference dan Photography Direction dari Visual House.","Presentasikan deck ke klien.","Catat approval klien — siapa, metode, tanggal."]


name: MOU & Legal
responsible: Ka Andi (Admin) → Ko Juan (CEO)
description: Menyiapkan dan follow up penandatanganan MOU/kontrak kerja sama.
objective: Mengamankan kesepakatan tertulis sebelum project masuk ke fase eksekusi penuh.
consequence:
  Kalau telat, Kick-Off Meeting tidak bisa jalan dan project berpotensi stuck tanpa payung hukum yang jelas.

checklist:
  ["Ka Andi follow up Ko Juan untuk tanda tangan MOU.","Ka Andi kumpulkan KTP, NPWP, dan detail invoice klien.","Ka Andi kumpulkan tanda tangan klien di MOU."]


name: Kick-Off Meeting
responsible: Internal Team + Client
description: Meeting resmi mulai project — menyamakan timeline, PIC, dan ekspektasi kerja.
objective: Menyelaraskan seluruh tim internal dan client sebelum eksekusi kreatif dimulai.
consequence: Kalau telat, tim mulai kerja tanpa arah yang jelas dan rawan revisi besar di belakang.
checklist:
  ["Selaraskan dengan klien soal tujuan & ekspektasi proyek.","Konfirmasi timeline Phase 1–3 dan bagikan secara tertulis ke klien."]


name: Creative Deck
responsible: Production Team
description: Menyusun konsep kreatif detail — moodboard, storyboard, dan gaya visual.
objective: Jadi acuan visual yang disepakati bersama sebelum shoot day dijadwalkan.
consequence: Kalau telat, jadwal Shoot Day ikut mundur karena belum ada arahan visual yang final.
checklist:
  ["Bangun Creative Deck memakai Key Visuals yang sudah di-ACC klien.","Catat approval klien — siapa, metode, tanggal — sebelum jadi referensi hilir."]


name: Digital Marketing Strategy
responsible: Veve (Strategist) + Planner
description: Menyusun strategi konten dan campaign berdasarkan riset kompetitor dan target market.
objective: Memastikan konten yang diproduksi punya arah strategi yang jelas, bukan sekadar konten estetik.
consequence:
  Kalau telat, Pre-Production jalan tanpa strategi yang matang dan hasil produksi bisa kurang tepat sasaran.

checklist:
  ["Bangun DMS bersama (Strategist + Planner).","Lampirkan riset kompetitor/social-listening.","Kirim DMS ke klien dan catat approval."]


name: Pre-Production
responsible: Planner → Strategist → Ka Andi
description: Menyiapkan segala kebutuhan teknis shoot — lokasi, talent, equipment, dan jadwal.
objective: Memastikan Shoot Day berjalan lancar tanpa kendala logistik di hari-H.
consequence: Kalau telat, Shoot Day berisiko mundur atau berjalan tidak maksimal karena persiapan kurang matang.
checklist:
  ["Bangun Moodboard dan Storyboard; Strategist refine.","Kirim Moodboard, Storyboard, dan opsi tanggal ke klien.","Konfirmasi jadwal produksi internal."]


name: Shoot Day
responsible: Ci Thalia (Photoworks), Jeremy (Videoworks)
description: Eksekusi pengambilan foto/video sesuai Creative Deck yang sudah disepakati.
objective: Menghasilkan raw material berkualitas untuk diolah di tahap Post-Production.
consequence: Kalau telat/gagal, seluruh timeline konten bulan ini bisa terganggu karena butuh reschedule shoot.
checklist:
  ["Ci Thalia shoot foto product, lifestyle, branding, team, dan campaign sesuai Moodboard.","Jeremy capture B-roll, Reels footage, Story clips, dan interview sesuai Storyboard."]


name: Post-Production
responsible: Ci Thalia → Planner → Jeremy → Jhilren
description: Proses edit foto/video hasil shoot day, termasuk QC sebelum dikirim ke client.
objective: Memastikan hasil akhir sesuai standar kualitas Sakara sebelum masuk ke tahap review client.
consequence: Kalau telat, client menerima hasil mendekati deadline posting dan waktu revisi jadi sangat sempit.
checklist:
  ["Upload dan kurasi foto mentah dalam 2 hari kerja.","Edit video dan jalankan QC internal (Passed/Flagged).","Kirim video lolos QC ke klien untuk feedback."]


name: Ideation & Content Plan
responsible: Planner → Strategist → Creative Head → Designer
description: Menyusun rencana konten bulanan berdasarkan hasil produksi dan strategi yang disepakati.
objective: Memberikan roadmap konten yang jelas ke client sebelum eksekusi posting.
consequence:
  Kalau telat, jadwal posting bulanan bisa berantakan dan konten jadi dikejar-kejar mendekati deadline.

checklist:
  ["Bangun Ideation; cek kesesuaian dengan strategi di DMS.","Pastikan siapa yang cover role Designer siklus ini.","Bangun aset Feed / Carousel / Story / Reels Cover.","Jalankan QC, lalu dapatkan approval Creative Head.","Kirim Content Plan yang sudah disetujui ke klien."]


name: Boost Ads / Campaign Brief
responsible: Planner, Strategist, Jhilren
description: Menyiapkan brief dan budget campaign untuk konten yang akan di-boost.
objective: Memaksimalkan jangkauan konten prioritas sesuai target strategi marketing.
consequence: Kalau telat, momentum campaign bisa lewat dan budget ads jadi kurang optimal.
checklist:
  ["Sarankan budget/durasi boost, atau bangun Campaign Brief dari input klien.","Dapatkan review Strategist dan route desain ke Jhilren.","Kirim desain final atau perbandingan boost ke klien."]


name: Revision
responsible: Planner
description: Merangkum dan menindaklanjuti revisi dari client atas konten/deck yang sudah dikirim.
objective: Memastikan hasil akhir sesuai keinginan client sebelum lanjut ke tahap posting.
consequence: Kalau telat, revisi menumpuk dan jadwal posting yang sudah direncanakan bisa mundur.
checklist:
  ["Rangkum revisi klien dan route ke Designer.","Ulangi sampai klien approve (ACC) Content Plan.","Follow up klien kalau tidak merespons, dalam jendela 2 hari kerja."]


name: Scheduled Post
responsible: Planner
description: Menjadwalkan dan mempublikasikan konten yang sudah final ke platform client.
objective: Menjaga konsistensi posting sesuai content plan yang sudah disepakati.
consequence: Kalau telat, jadwal posting client jadi bolong dan bisa memengaruhi engagement/algoritma platform.
checklist:
  ["Jadwalkan post lewat Facebook Manager.","Kirim screenshot bukti ke klien.","Pin link Content Plan 30 hari di WA group klien."]


name: Community Management
responsible: Planner
description: Memantau dan merespon interaksi (komentar, DM) di akun client sehari-hari.
objective: Menjaga hubungan baik dengan audiens client dan menangkap sentimen publik lebih awal.
consequence: Kalau telat, komentar/DM client menumpuk tanpa respon dan bisa memengaruhi persepsi brand.
checklist:
  ["Cek komentar, DM, dan mention minimal tiap 2 hari kerja.","Balas sesuai brand voice klien.","Eskalasi sentimen negatif atau risiko PR ke Strategist segera."]


name: Monthly Report
responsible: Planner → Veve (Strategist)
description: Menyusun laporan performa bulanan dan mempresentasikannya ke client.
objective: Memberi transparansi hasil kerja ke client dan jadi dasar evaluasi strategi bulan depan.
consequence: Kalau telat, client kehilangan visibility atas progress kerja tim dan tingkat kepuasan bisa turun.
checklist:
  ["Input data bulan ini dan bangun Monthly Report.","Konfirmasi status invoice terkirim/dibayar.","Tangkap satisfaction pulse klien dan cek jendela renewal kontrak.","Presentasikan report ke klien."]


# tasks

title: Kirim revisi Content Plan ke Designer
due_date: 2026-08-13
status: incoming
created_at: 2026-08-14 14:30:59
updated_at: 2026-08-14 14:30:59
description:
  Rangkum semua feedback client dari sesi review terakhir jadi satu list revisi yang jelas, lalu teruskan ke Designer supaya bisa langsung dikerjakan tanpa bolak-balik tanya ulang.


title: Rangkum revisi klien dan follow up
due_date: 2026-08-12
status: completed
completed_at: 2026-08-14 18:25:30
created_at: 2026-08-14 14:30:59
updated_at: 2026-08-14 18:25:30
description:
  Client baru saja kirim revisi tambahan lewat WA group — rangkum jadi poin-poin, konfirmasi prioritas ke client, baru diteruskan ke tim produksi.


title: Kirim hasil shoot ke klien untuk review
due_date: 2026-08-14
status: incoming
created_at: 2026-08-14 14:30:59
updated_at: 2026-08-14 14:30:59
description:
  Pilih hasil foto/video terbaik dari shoot day, kompres ke ukuran yang wajar untuk dikirim, dan kirimkan ke client untuk direview sebelum masuk tahap Post-Production.


title: Follow up tanda tangan MOU
due_date: 2026-08-14
status: incoming
created_at: 2026-08-14 14:30:59
updated_at: 2026-08-14 14:30:59
description:
  Hubungi PIC client untuk konfirmasi status tanda tangan MOU yang sudah dikirim 6 hari lalu — pastikan tidak ada poin kontrak yang masih dipertanyakan.


title: Selesaikan Introduction Deck
due_date: 2026-08-15
status: incoming
created_at: 2026-08-14 14:30:59
updated_at: 2026-08-14 14:30:59
description:
  Susun Introduction Deck berdasarkan brief awal dari client — profil brand, target audiens, dan referensi visual — untuk dipresentasikan di Pitch Deck.


title: Approve Digital Marketing Strategy
due_date: 2026-08-15
status: incoming
created_at: 2026-08-14 14:30:59
updated_at: 2026-08-14 14:30:59
description:
  Review draft Digital Marketing Strategy dari tim, cek kesesuaian dengan hasil riset kompetitor, lalu approve atau kasih revisi sebelum masuk Pre-Production.


title: Presentasi Monthly Report ke klien
due_date: 2026-08-13
status: incoming
created_at: 2026-08-14 14:30:59
updated_at: 2026-08-14 14:30:59
description:
  Siapkan slide Monthly Report berisi performa konten bulan ini, insight, dan rencana bulan depan, lalu jadwalkan sesi presentasi dengan PIC client.


title: QC video sebelum dikirim ke klien
due_date: 2026-08-17
status: incoming
created_at: 2026-08-14 14:30:59
updated_at: 2026-08-14 14:30:59
description:
  Cek ulang hasil edit video — audio, transisi, watermark, durasi sesuai platform — sebelum file final dikirim ke client untuk approval.


# reminder_templates

reminder_type: upcoming
recipient_type: internal
channel: email
subject: Pengingat besok: {{task_title}} — {{client_name}}
updated_at: 2026-08-14 16:33:03
body:
  Halo {{assignee_name}},

  Besok ada pekerjaan yang perlu ditindaklanjuti.

  Client : {{client_name}}
  Task   : {{task_title}}
  Due    : {{due_date}}
  PIC    : {{assignee_name}}

  Deskripsi : {{task_description}}
  Objective : {{step_objective}}
  Consequence jika telat : {{step_consequence}}

  Checklist Sakara:
  {{task_checklist}}

  — Sakara Ops


reminder_type: due_today
recipient_type: internal
channel: email
subject: Task hari ini: {{task_title}} — {{client_name}}
updated_at: 2026-08-14 16:33:03
body:
  Halo {{assignee_name}},

  Task ini jatuh tempo hari ini.

  Client : {{client_name}}
  Task   : {{task_title}}
  Due    : {{due_date}}
  PIC    : {{assignee_name}}

  Deskripsi : {{task_description}}
  Objective : {{step_objective}}
  Consequence jika telat : {{step_consequence}}

  Checklist Sakara:
  {{task_checklist}}

  — Sakara Ops


reminder_type: overdue_1
recipient_type: internal
channel: email
subject: ⚠️ Overdue 1 hari: {{task_title}} — {{client_name}}
updated_at: 2026-08-14 16:33:03
body:
  Halo {{assignee_name}},

  Task ini belum ditandai selesai dan sudah lewat 1 hari.

  Client : {{client_name}}
  Task   : {{task_title}}
  Due    : {{due_date}}
  PIC    : {{assignee_name}}

  Deskripsi : {{task_description}}
  Objective : {{step_objective}}
  Consequence jika telat : {{step_consequence}}

  Checklist Sakara:
  {{task_checklist}}

  — Sakara Ops


reminder_type: overdue_2_plus
recipient_type: internal
channel: email
subject: 🚨 Overdue: {{task_title}} — {{client_name}}
updated_at: 2026-08-14 16:33:03
body:
  Halo {{assignee_name}},

  Task ini masih belum selesai dan sudah overdue 2+ hari — mohon segera ditindaklanjuti.

  Client : {{client_name}}
  Task   : {{task_title}}
  Due    : {{due_date}}
  PIC    : {{assignee_name}}

  Deskripsi : {{task_description}}
  Objective : {{step_objective}}
  Consequence jika telat : {{step_consequence}}

  Checklist Sakara:
  {{task_checklist}}

  — Sakara Ops


reminder_type: upcoming
recipient_type: client
channel: email
subject: Pengingat besok: {{task_title}} — {{client_name}}
updated_at: 2026-08-14 16:24:41
body:
  Halo Bapak/Ibu {{client_name}},

  Besok terdapat aktivitas yang perlu dilakukan:

  Task      : {{task_title}}
  PIC Sakara: {{assignee_name}}
  Due       : {{due_date}}

  Deskripsi : {{task_description}}
  Mohon diperhatikan agar aktivitas dapat berjalan sesuai jadwal.

  — Tim Sakara


reminder_type: due_today
recipient_type: client
channel: email
subject: Pengingat hari ini: {{task_title}} — {{client_name}}
updated_at: 2026-08-14 16:24:41
body:
  Halo Bapak/Ibu {{client_name}},

  Hari ini terdapat aktivitas yang perlu dilakukan:

  Task      : {{task_title}}
  PIC Sakara: {{assignee_name}}
  Due       : {{due_date}}

  Deskripsi : {{task_description}}
  Mohon diperhatikan agar aktivitas dapat berjalan sesuai jadwal.

  — Tim Sakara


reminder_type: overdue_1
recipient_type: client
channel: email
subject: Pengingat terlambat: {{task_title}} — {{client_name}}
updated_at: 2026-08-14 16:24:41
body:
  Halo Bapak/Ibu {{client_name}},

  Aktivitas berikut masih belum ditandai selesai dan sudah melewati tanggal yang ditentukan:

  Task      : {{task_title}}
  PIC Sakara: {{assignee_name}}
  Due       : {{due_date}}

  Deskripsi : {{task_description}}
  Dampak jika terus tertunda : {{step_consequence}}
  Mohon diperhatikan agar aktivitas dapat berjalan sesuai jadwal.

  — Tim Sakara


reminder_type: overdue_2_plus
recipient_type: client
channel: email
subject: Pengingat terlambat: {{task_title}} — {{client_name}}
updated_at: 2026-08-14 16:24:41
body:
  Halo Bapak/Ibu {{client_name}},

  Aktivitas berikut sudah cukup lama belum ditindaklanjuti, mohon perhatiannya:

  Task      : {{task_title}}
  PIC Sakara: {{assignee_name}}
  Due       : {{due_date}}

  Deskripsi : {{task_description}}
  Dampak jika terus tertunda : {{step_consequence}}
  Mohon diperhatikan agar aktivitas dapat berjalan sesuai jadwal.

  — Tim Sakara


